La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y/o funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.
Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.
Las operaciones más básicas que una hoja de cálculo puede utilizar son la suma, la resta, la multiplicación y la división. No obstante, existen una amplia gama de posibilidades en lo que respecta a funciones que simplifican un enorme conjunto de cálculos más complejos. Por ejemplo, es posible sacar un promedio de un conjunto de valores de un modo en extremo sencillo. En cuanto al manejo de datos, es posible realizar búsqueda de patrones, posibilitando unir datos de planillas distintas.
Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software, este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en contadores y especialistas de cálculos y economía).
Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años '60, cuando artículos en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al concepto de "hoja de cálculo electrónica". La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.
Hoy por hoy existen muchos programas que ofrecen esta variedad de servicios. La más común y popular en el mundo es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que se emplea en pequeñas y grandes oficinas y hasta para llevar las finanzas familiares. A continuación se menciona una lista de los diferentes programas que ofrecen este servicio:
- Calc, OpenOffice.org
- Calc, integrada en LibreOffice
- Gnumeric, integrada en Gnome Office
- Hoja de cálculo, integrada en Google Apps.
- KSpread, integrada en KOffice, paquete gratuito de Linux.
- Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite
- Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
- Numbers, integrada en iWork de Apple
- StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
- PlayMaker, integrada en FreeOffice de SoftMaker.
- Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.
Protección de los datos en una hoja de cálculo
En este caso pondré como ejemplo la forma de proteger una hoja de cálculo del programa Microsoft Excel 2016. Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos de una hoja de cálculo, se pueden bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una contraseña. Con la protección de la hoja de cálculo, se puede hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la hoja.
Elegir los elementos de celda que quiere bloquear
Vea lo que puede bloquear en una hoja desprotegida:
- Fórmulas: Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas para que no se vean en las celdas o la barra de fórmulas.
- Rangos: Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja protegida.
Habilitar la protección de hojas de cálculo
La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña.
Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables
1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.
2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de celdas (o use Ctrl+1 o Comando+1 en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.
Paso 2: Proteger la hoja de cálculo
Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático. Además, también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario escribirla para desproteger la hoja.
1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que los usuarios puedan cambiar.
3. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña y haga clic en Aceptar.
Espero que esta información les haya sido útil, espero tenerlos pronto de vuelta en este Blog.
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